Tout sur l’entretien professionnel obligatoire

La loi sur la réforme de la formation professionnelle du 5 Mars 2014 a instauré l’entretien professionnel obligatoire pour toutes les entreprises… le 1er entretien devant avoir lieu avant le 7 mars 2016 ! Zoom sur les points clés à retenir pour mener au mieux cet entretien.

Un entretien obligatoire, pour qui ?

Tous les salariés, quels que soient leurs statuts au sein de l’entreprise (et quelle que soit la taille de l’entreprise) doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les 2 ans. La Loi mentionne que le salarié doit être informé lors de son embauche qu’un entretien aura lieu dans les 2 ans. 

Qui mène l’entretien obligatoire ?

La Loi est muette concernant les protagonistes qui doivent mener l’entretien professionnel. Si le RH semble légitime dans cet échange, l’entretien peut être également mené par un manager, un chef d’équipe ou un consultant extérieur en fonction de la taille de l’entreprise et de la politique RH mise en place par l’employeur. 

Tous les 2 ans… mais pas seulement !

L’employeur est tenu d’organiser un entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans. Il doit également le mettre en place après chaque période d’absence de longue durée : congé parental d’éducation, congé maternité ou d’adoption, arrêt longue maladie, etc.

Tous les 6 ans : un bilan à réaliser

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié qui donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié.

Il permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels et d’apprécier s’il a pu mener au moins 2 des 3 actions suivantes  :
– suivi au moins une action de formation ;
– acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience ;
– bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle (augmentation individuelle, responsabilités, etc.). 

Comment définir le planning des entretiens professionnels ?

Plutôt que d’organiser les entretiens tous les 2 ans aux dates d’anniversaire d’embauche, le plus simple à mettre en place est de prévoir chaque année une période d’un mois durant laquelle, les entretiens auront lieu. La périodicité obligatoire sera ainsi respectée, et les salariés auront un repère fixe et commun à tous en terme de planning.

A noter : pour éviter toute confusion, il est préférable de choisir une période différente pour les entretiens d’évaluation.

La finalité de l’entretien ? un temps de dialogue !

La finalité de l’entretien professionnel est d’échanger sur la situation professionnelle du salarié pour envisager des perspectives d’évolution professionnelle. 

Cet entretien est un lieu de discussion. Le salarié évoque ses aspirations en matière d’évolution professionnelle. Le manager va ainsi identifier les souhaits du salarié, et pouvoir évoquer avec lui les projets et l’avenir de l’entreprise. Il s’agit, en effet, de confronter le projet du salarié avec les compétences dont l’entreprise a ou aura besoin. 

Le contenu de l’entretien : discuter et non évaluer

Les entreprises doivent faire preuve de pédagogie et d’information pour permettre à chaque salarié de faire la distinction entre :
– d’une part l’entretien professionnel obligatoire, propice à l’échange sur sa situation professionnelle et ses aspirations ;
– et d’autre part, l’entretien d’évaluation permettant d’évaluer l’atteinte des objectifs  de l’année écoulée et de fixer les objectifs de l’année à venir.

Les thèmes à aborder peuvent être le parcours professionnel du salarié (formation, expériences professionnelles précédentes, etc.), son poste de travail (sans entrer dans l’évaluation de son travail), ses aspiration en termes d’évolution, ses besoins de formation, les projets de l’entreprise, l’évolution des métiers de l’entreprise, des pistes d’action et leur faisabilité en interne, etc.

Certains OPCA (ex. : constructys, Opcalia, Actalians) proposent des supports d’entretien professionnel pour faciliter l’échange à mener en face à face.

Le contenu de l’entretien, un outil au service de la GPEC

Si l’employeur a l’obligation de donner à chaque salarié un compte-rendu écrit de l’entretien professionnel, il a aussi tout intérêt à valoriser les informations récoltées au fil des entretiens de l’entreprise pour sa GPEC, gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Anticiper les évolutions de carrière, avoir une connaissance pointue des compétences de chacun, concevoir un plan de formation en adéquation avec les besoins de l’entreprise et les aspirations d’évolution et de mobilité des salariés… les entretiens obligatoires sont une mine d’information à exploiter par chaque employeur pour faire évoluer ses salariés et booster la performance de l’entreprise.

Quelles sanctions en cas d’absence d’entretien professionnel ?

Une sanction est prévue dans les entreprises de plus de 50 salariés, lorsqu’au cours des 6 dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus, son compte personnel de formation (CPF) sera crédité à hauteur de 100 heures s’il travaille à temps plein ou 130 heures s’il travaille à temps partiel.

L’employeur devra verser à son OPCA une somme de 3 000 euros pour un temps plein et de 3 900 euros pour un salarié à temps partiel. A défaut ou en cas de versement insuffisant, après mise en demeure, il devra verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public.

Vidéo : l’entretien professionnel vu par un manager

Sandrine

Spécialiste des politiques d'emploi et de formation. Ancienne chef de projet éditorial du Carif IDF puis Responsable Com' Multimédia de Défi métiers.

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