Irrégularité de l’alimentation des droits CPF, que faire ?

Ces derniers jours, de nombreux titulaires et entreprises nous ont remonté des irrégularités dans leur compte d’heures CPF. Après avoir contacté la DGEFP, la CDC nous a confirmé le problème et nous a indiqué travaillé dessus. Tout devrait rentrer dans l’ordre au cours du mois de mai.

Si vous souhaitez résoudre le problème dès maintenant, contactez la hotline de la caisse des dépôts : 02 41 19 22 22  (Lundi -vendredi, 9h – 17h)

En attendant, voici le document explicatif du problème :

L’alimentation des droits CPF a débuté fin février 2016 : ces droits, créés par la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie

sociale, acquis par les salariés au titre de l’année 2015, viennent s’inscrire pour la première fois dans leurs comptes personnels de formation et donc sur le site du CPF moncompteformation.gouv.fr

La première phase d’alimentation des comptes à partir des DADS est en cours de réalisation et plus de la moitié des comptes sont actuellement alimentés.

Cependant, des erreurs ont été signalées, parfois favorables et parfois défavorables aux titulaires. Celles-ci sont dues à des incohérences dans les renseignements portés par certaines entreprises sur la valeur unitaire du temps de travail requise.

Vous trouverez ci-dessous la note de la CDC expliquant les raisons de ces dysfonctionnements et les mesures décidées par la CDC pour résoudre ce problème très fréquemment exprimé par nos lecteurs.

La régularisation des comptes concernés par ces erreurs sera effectuée début mai.

Elles sont inhérentes au manque de lisibilité du cahier technique de la norme N4DS, et les corrections nécessaires pour améliorer la campagne d’alimentation de 2017 ont déjà été communiquées.

La mise en œuvre de ce chantier a mis à jour, dès la phase de pré-exploitation faite début 2016, certaines incohérences dans les déclarations effectuées par les employeurs. En particulier concernant la notion de durée de travail contractuelle qui définit pour un individu le temps de travail de référence pour sa catégorie au sein de son entreprise: dans un certain nombre de cas, dans ce champ, au lieu d’informations attendues sur une base mensuelle, les employeurs ont pu saisir une base hebdomadaire, voire une base annuelle.

Cette note a vocation à expliciter le sujet, détaillant les constats faits et les mesures prévues.

Tout sur le contexte

Il a été demandé par la DGEFP à la Caisse des Dépôts, dans un objectif de simplification des démarches employeurs, de calculer les droits CPF acquis par les salariés au titre de leur travail sur la base de données déclarées par leurs employeurs.

Les déclarations utilisées en 2016 sont les Déclarations Annuelles de Données Sociales, DADS, transmises à la CDC par le Centre National de Transfert des Données Sociales, CNTDS (au sein de la CNAV). Ces DADS sont générées par les employeurs et envoyées à différents destinataires, notamment pour le calcul des droits sociaux, charge à ces destinataires d’utiliser les informations qui leur sont nécessaires au sein des déclarations.

Ces déclarations, couvrant l’ensemble des salariés en France, sont décomposées en périodes : périodes de travail ou périodes d’absences, permettant de reconstituer la nature de l’activité de chaque salarié.

Le cahier des charges précisant les développements à mener par la CDC a été construit début 2015 sur la base de la norme N4DS, qui décrit le contenu de ces déclarations. Il a été validé mi-2015 et a prévu d’utiliser les informations déjà déclarées par les employeurs dans les DADS existantes, de façon à ne pas alourdir leur travail déclaratif : notamment, d’utiliser certains champs des déclarations de façon à pouvoir traduire la notion de temps plein, ou temps partiel, depuis les différents cas de figure déclarés par les entreprises. Les principaux étant :

  • Déclaration avec notion de temps de travail (cas général)
  • Temps de travail payé (pour la période déclarée)
  • Temps de travail contractuel de l’établissement pour cette catégorie de salarié (par mois)
  • Déclaration en rémunération sans notion de temps de travail (cas particuliers en l’absence de forfait temporel)
  • Etc.

Dans le cas général, le prorata entre temps de travail payé et temps de travail contractuel permet de déterminer les droits acquis par le salarié, 24h pour un temps plein en 2016, et au prorata pour un temps partiel. Les calculs intègrent bien sûr également les périodes d’absence ouvrant droit CPF.

Les développements prévus par ce cahier des charges ont été mis en œuvre, recettés puis testés en particulier lors d’une période de pré-exploitation en janvier 2016, sur la base des premières DADS reçues par la CDC.

Constats de la période de pré-exploitation

La phase de pré-exploitation a notamment permis de constater la volumétrie définitive attendue dans la réception des DADS :

Volumétrie

Les déclarations attendues concernent 1,2 million d’employeurs, et plus de 23 millions de salariés.

Compte tenu d’une part des activités salariées pouvant être morcelées dans l’année et des salariés multi-employeurs, 77 millions de périodes déclarées sont à traiter.

Par ailleurs, elle a permis rapidement de constater un problème de qualité dans les données reçues transmises par les employeurs.

Qualité des données

Les premières simulations des fichiers déclaratifs transmis par la CNAV ont fait apparaître des incohérences au niveau des unités d’expression de temps de travail déclarés et des durées contractuelles.

Ces incohérences, en particulier sur la durée de travail contractuelle, conduisent à des calculs erronés.

Des imprécisions dans le cahier des charges du CNTDS précisant la façon de valoriser cette donnée (à déclarer en base mensuelle) ont pu induire en erreur certains employeurs qui auraient rempli ce champ avec une durée de référence « annuelle » ou « hebdomadaire ». Générant dans le calcul de droits, soit une sur-alimentation des comptes en heures (facteur x4, de semaine à mois), soit une sous-alimentation des comptes (facteur 1/12, d’année à mois).

Les estimations faites en période de pré-exploitation indiquaient que 1 à 2% des titulaires pouvaient être lésés et autant pouvaient être favorisés

Cette erreur de valorisation s’expliquerait, d’une part par les imprécisions du cahier des charges CNTDS, mais également d’autre part du fait que ce champ ne semble pas être utilisé par d’autres organismes destinataires des données sociales. Cette incohérence aurait donc été détectée pour la première fois.

Partant du principe général de ne pas modifier les déclarations des employeurs, il a été proposé fin janvier à la DGEFP d’acter cette erreur de contenu et de procéder à la régularisation individuelle des comptes des titulaires qui se signaleraient à la CDC dans le cadre de la constitution de leur dossier de formation.

Constats de la période de chargement, à fin mars

A fin mars, plus de 40% des périodes issues des DADS ont été chargées, avec plus de 50% des comptes titulaires au moins partiellement alimentées. L’alimentation se poursuit et devrait permettre d’intégrer l’ensemble des 77 millions de périodes déclarées pour fin avril-début mai.

Dans la semaine du 21/03, quelques employeurs ont contacté les services de gestion de la CDC pour indiquer des anomalies sur les comptes de leurs salariés, en particulier pour des cadres au forfait jours.

Après analyse, il est apparu que ces anomalies relevaient du cas de saisie erronée du temps de travail contractuel par l’employeur. Une quantification a été faite, sur la base de 35% de périodes chargées, qui indique que 2,18% des périodes seraient incohérentes en défaveur du titulaire. Environ 1,7% des périodes favoriseraient en revanche les titulaires, effet limité toutefois au plafond de 24 h par an.

Les employeurs ont été contactés afin de leur proposer de corriger leur DADS via l’émission d’une déclaration par leur soin en annule et remplace : toutefois, rien ne les y oblige, en particulier compte-tenu de l’imprécision du cahier des charges CNTDS.

En projection sur l’ensemble de la population salariée, à la fin des chargements, on pourrait donc avoir environ 1,7 M de périodes (2.2%) lésant des titulaires, sur le total de 77 M. Une estimation du nombre de titulaires défavorisés sur l’ensemble de la campagne est difficile mais ne devrait pas excéder 5%, dans une hypothèse pessimiste.

Actions menées et envisagées par le Caisse des dépots

En premier lieu, il a été demandé avant fin février 2016 au CNTDS d’apporter des précisions dans le cahier technique N4DS, afin que le problème ne puisse plus se reproduire pour la campagne 2017 d’alimentation DADS – indications explicites de valorisation sur une base mensuelle de la donnée concernée.

Face au constat d’un nombre important de titulaires défavorisés et au refus des employeurs de corriger leurs DADS, la CDC a, après analyse, proposé à la DGEFP le 25/03/16 :

  • De préparer des traitements de masse permettant de régulariser ces incohérences directement dans les comptes des titulaires, qu’elles les favorisent ou défavorisent, au crédit ou au débit.
  • De façon à éviter tout risque d’effet de bord sur les chargements corrects de 98% des périodes traitée, ces traitements de régularisation seraient lancés à la fin de l’alimentation, soit fin avril – début mai.
  • De mettre en œuvre à cette échéance une correction de cohérence directement sur les flux (correction de calcul dans l’alimentation).
  • D’indiquer aux employeurs qui contacteraient la CDC qu’une régularisation serait apportée à tous leurs salariés à cette échéance de début mai ; tout en les invitant à remplir la DADS suivant ces consignes explicites pour la prochaine campagne 2017.
  • D’inviter, comme prévu, les titulaires concernés, qui souhaiteraient valider un dossier de formation d’ici à début mai, à demander une régularisation individuelle auprès des services CDC.

La correction apportée par la CDC sera matérialisée par une ligne supplémentaire de mouvement dans les comptes, permettant de tracer cette intervention. Cette correction est un changement par rapport à la posture initiale de ne pas intervenir sur les déclarations des employeurs, mais parait être un élément de simplification.

Gestion des réclamations et information grand public Les consignes des traitements d’appels sont partagées avec le centre de contact, en relation avec le grand public. Les équipes de gestion et de relation client donneront par ailleurs les bonnes consignes aux employeurs qui contacteraient la CDC sur le sujet : ces cas d’incohérences sont en principe homogènes pour tous les salariés d’un employeur, incitant ce dernier à contacter la CDC, pour le compte de ses salariés.

Un message d’information est mis sur le compte d’heures des titulaires, précisant que l’alimentation est en cours et que les comptes d’heures ne pourront être considérés stables qu’à la fin de cette période d’alimentation. En vous remerciant du relais que vous pourriez faire de ces informations destinées à clarifier le problème rencontré auprès des employeurs qui vous contacteraient, soyez assurés que la CDC met tout en œuvre pour que les droits du compte personnel de formation acquis par chaque salarié soient une information fiable.

Notre décision de corriger les calculs en interprétant les déclarations employeurs nous parait être de nature à faciliter la lisibilité du dispositif, en minimisant les actions correctives à faire par les employeurs ou par les titulaires.

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11 Responses

  1. Sibylle dit :

    Depuis début mars, un salarié souhaite démarrer sa formation, mais ne peut faire son dossier car aujourd’hui (mois de mai!), son compte CPF n’est toujours pas mis à jour! Donc, est-ce que je peux lui donner le numéro du hotline pour faire avancer les choses?

  2. Monique dit :

    Nous avons effectué une DADS 2015 en « annule et remplace », ce qui a complètement faussé le CPF.
    En effet, les heures acquises apparaissent sur 2 lignes :
    En positif, puis en négative…… résultat : 0
    Les salariés n’ont pas obtenu leur quota d’heures.
    J’ai envoyé à la CNAV un fichier sous format Excel, avec le nombre d’heures travaillées par salariés pour 2015.
    Celle-ci m’informe que vous refusez d’effectuer ces régularisations pour 2015.
    je ne peux apporter cette réponses aux 60 salariés de mon entreprise.
    Merci d’avance pour votre réponse

  3. amelie dit :

    bonjour, j’ai egaré la feuille originale du nombre de DIF en 2015, est ce que je peux la resortir? Va t on me la demander si je souhaite les utiliser pour une formation.
    cordialement
    Amelie GINESTET

  4. DETOUTEVILLE dit :

    Bonjour,
    La société dans laquelle je travaille à été crée le 01/12/2014 suite à une cession et vient d’être liquidée le 10/01/2017.
    Pour tous les salariés les heures de DIF ont été communiquées par l’ancienne société et les compteurs sont à jour.
    Les heures de CPF de 2015 n’apparaissent pas pour les salariés au forfait Syntec 218 J (le DADS ne mentionnait pas pour ces personnes les heures de travail) .
    Quelle action faut il mener pour récupérer ces heures de 2015, puis de 2016 sachant que notre ancienne direction ne peut plus signer de document à cause de la liquidation.
    Est ce au liquidateur d’avoir une action ?
    Merci pour votre aide et vos bons conseils.
    Patrick DETOUTEVILLE

    • Arnaud dit :

      Votre question est très pointue je pense que vous devriez entrer en contact avec la caisse des dépôts. Contactez le 02 41 19 22 22

      • DETOUTEVILLE dit :

        Arnaud,
        Suivant votre conseil, j’ai contacté la caisse des dépôts. J’ai pu récupérer les DADS des deux années concernées pour tous les salariés. et établir des formulaires de mise à jour pour chacun. Tout est rentré dans l’ordre il y a quelques jours. (env. 3 mois..)
        Voila / Patrick

  5. Holvoet dit :

    Nous sommes début mars 2017 et mes heures acquisent en Cpf ne sont pas à jour. Il n’y a que mes heures dif acquisent que j’ai renseignées à la création de mon compte
    Comment faire pour avoir mon solde d’heures ?

  6. Nathalie dit :

    Employée dans une entreprise de Transport Urbain de Voyageurs, j’ai suivi la formation initiale de base ADR (matières dangereuses), rien à voir avec mon métier actuel, elle est éligible et donc, prise en charge dans le cadre du CPF. Formation suivie avec succès, aujourd’hui je souhaite poursuivre la spécialisation Citerne. Et là en raison du code APE de l’entreprise (4931) qui m’emploie, aucun financement n’est possible. Si l’entreprise possédait les codes – 49.39A « Transports routiers réguliers de voyageurs » ou – 49.39B « Autres transports routiers de voyageurs », cette formation « Spécialisation citerne serait prise en charge. Je précise que toutes les formations que j’entreprends, je les réalise sur mes congés payés. Trois semaines, l’an dernier, pour suivre la formation au permis EC que je me suis moi-même financée, une semaine pour effectuer « La passerelle Marchandises », trois jours pour la formation ADR, trois semaines en été 2011 pour le permis C et, toutes ces formations ont été suivies sur mes congés payés. Aujourd’hui avec 60 heures dans mon compte CPF, on me refuse catégoriquement une prise en charge pour 28 heures de formation en raison d’un code APE qui est 49.31 au lieu de 49.39. C’est ni plus ni moins de la discrimination!

  7. Nathalie dit :

    Impossible de faire une formation de 28 heures (60 heures sur mon compte CPF) en raison d’un code APE 49.31 au lieu de 49.39 alors que professionnellement les métiers sont identiques. C’est de la discrimination!

  8. GOYET dit :

    Bonjour,

    Je viens de consulter mon compte CPF, il y a 48h qui correspondent à mes deux années de travail que je viens d’effectuer.

    Or, j’ai travaillé pendant deux ans, il y a deux ans (2 ans de travail, 2 ans de chômage et mes deux dernières années qui sont bien comptabilisées, les 48h).

    Pourquoi je n’ai pas 48h supplémentaires qui correspondent à mes deux premières années de travail ?

    Je vous remercie.

    Cordialement,

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