DataDock, les réponses à toutes vos questions

Comment et quand s’enregistrement sur Datadock ? Qui peut m’aider ? Quels organismes de formation sont concernés ? Toutes les réponses sont sur cette page et bien plus encore. Si vous avez une question supplémentaire n’hésitez pas à la poser en commentaire.

1. Qu’est ce que « Datadock » ?

Le Datadock est présenté comme un outil de simplification administrative. C’est une base de données qui référence les organismes de formation. Elle permet aux financeurs de la formation professionnelle (OPCA) de vérifier si les organismes de formation sont en conformité avec les six critères de qualité imposés par le décret du 30 juin 2015 (code du travail). Cet outil sera mis en vigueur le 1er janvier 2017.

Datadock se présentera sous forme de site internet www.data-dock.fr et comportera :

  • des rappels de loi
  • des précisions sur la procédure de référencement
  • une vidéo d’explication du système
  • un FAQ

2. Enregistrement, référencement, comment ça marche ?

Chaque organisme de formation aura la possibilité de s’enregistrer en apportant les preuves qu’il respecte les critères de qualité des actions de formation, ce qui atteste de sa conformité.

Par la suite, les financeurs devront référencer les organismes de formation avec lesquels ils travaillent afin d’apporter aux organismes la garantie d’être éligibles aux financements. Chaque financeur peut alors décider de référencer ces organismes de formation pour les faire apparaître dans son catalogue de référence.

Les organismes de formation accéderont grâce à leur numéro d’activité au portail d’authentification. L’enregistrement n’est pas conditionné à une période de validité, mais chaque prestataire s’engage à mettre à jour ses données en fonction de tous les changements qui pourraient intéresser cet enregistrement. L’enregistrement d’un OF est pérenne et ne peut être remis en cause que par un contrôle ou une alerte remontée par un financeur ou par le CNEFOP.

Par interfaçage avec la base « Pactole » de la DGEFP qui référence tous les organismes de formation et leurs informations administratives respectives, chaque organisme se connectera à son espace personnel accessible avec son numéro de déclaration d’activité et mot de passe à créer via un lien valide pendant 72h.

A partir de cette vérification, l’organisme saisira les éléments utiles et téléchargera son certificat de démarche qualité reconnue par le CNEFOP ou en son absence, les éléments de preuve pour chacun des 21 critères.

A l’issue de la saisie, le dossier est examiné avec 2 issues :

  1. Tous les éléments de saisie (voire éléments de preuve pour les ‘non labellisés’) sont corrects : le statut devient « Examiné » et l’organisme devient « Référençable ».
    A noter que tous les organismes ne sont pas forcément concernés par les 21 indicateurs et peuvent indiquer la mention «non concerné» par l’indicateur.
  2. Absence d’un élément de saisie (voire de preuve) : le statut devient « Invalide » et l’organisme est qualifié  « Non référençable ».

Dès lors que l’OF est ‘référençable’, chaque financeur pourra le retenir sur sa propre liste de prestataires référencés au regard de ses éventuelles spécificités (ex : réglementations métiers). En d‘autres termes, chaque financeur s’appuiera sur la base de données ‘Datadock’ pour établir sa propre liste de référencement selon ses éventuels critères supplémentaires.

3. Mise en place d’une période de transition

Les OPCA ont décidé de mettre en place une période de transition de six mois, afin d’éviter l’encombrement du dispositif.  Les organismes de formation auront donc jusqu’au 30 juin 2017 pour s’enregistrer dans Datadock.

Durant cette période de transition, les financeurs prendront en charge les actions de formation même si les prestataires ne sont pas encore enregistrés. Toutefois, il sera impératif de s’enregistrer avant le 30 juin 2017, ces derniers seront fortement invités à s’enregistrer dans les meilleurs délais possible.

4. Une aide est-elle mise à disposition ?

Une hotline sera en effet mise en place, en début d’année 2017, afin de répondre aux éventuelles questions des organismes de formation. Elle sera gérée par ATOS, prestataire qui a développé le site.

5. Existe-t-il une procédure simplifiée pour les labellisés ?

Une procédure est en effet mise en place pour les organismes titulaires du label identifiés par le CNEFOP.

6. Comment la procédure simplifiée fonctionne-t-elle ?

Les organismes titulaires du label devront seulement répondre aux questions relatives aux 21 indicateurs et télécharger la preuve qu’ils détiennent bien le label qu’ils déclarent détenir.

Le CNEFOP a déjà contacté les organismes labellisés pour les informer de l’existence de cette procédure avantageuse pour eux. Ces organismes n’ont pas besoin de s’inscrire de suite sur le Datadock, mais il va leur être recommandé de s’enregistrer dans la mesure où les financeurs utilisent cette base de données pour établir leur catalogue de référencement.

7. Des contrôles seront-ils mis en place ?

Plusieurs types de contrôles vont être mise en place. Tout d’abord, un contrôle de conformité des éléments enregistrés dans la base de données. Ensuite, des contrôles seront opérés sur le respect des engagements de qualité pris par les organismes de formation. Ces derniers pourront aider à cibler d’éventuels dysfonctionnements.

 

Dans le prolongement de ces étapes d’enregistrement par les organismes et de référencement par les financeurs, plusieurs modalités de contrôles sont envisagées :

  • « Contrôles de conformité » des éléments enregistrés dans la base de données. Tous les dossiers seront contrôlés par un financeur membre du GIE ‘ Datadock’ (cahier des charges de contrôle à venir) ;
  • Contrôles de « service fait » déjà opérés par les financeurs qui permettront également de mettre en évidence d’éventuels problèmes et accompagner les organismes vers une démarche qualité.

8. Quels organismes de formation sont concernés ?

Tous les organismes de formation sont concernés, afin d’assurer une équité de traitement. Les accords de partenariat antérieurs qu’ils auraient pu passer avec des financeurs ne suffiront pas à justifier de la qualité de leurs prestations, et ne les inscrivent pas automatiquement dans le catalogue de référencement. Les organismes de formation qui bénéficient d’un label certifié par le CNEFOP sont également concernés, même s’ils suivent une procédure simplifiée et très allégée.

Guillaume

Co-fondateur de l'organisme de formation LINGUEO, Rédacteur sur CPFormation.com & à l'origine du mouvement des Hiboux.

You may also like...

76 Responses

  1. ROUILLARD dit :

    Bonjour,
    D’avance, nous vous remercions de nous dire comment nous devons procéder dans le cadre de la Réforme à partir de janvier 2017.
    Bien cordialement.

  2. guegnard dit :

    bonjour,
    si un organisme est qualifié non référençable peut-il continuer à enrichir son dossier jusqu’à ce qu’il puisse devenir référençable?

    • HELIOS dit :

      bonjour,
      si un organisme est qualifié non référençable peut-il continuer à enrichir son dossier jusqu’à ce qu’il puisse devenir référençable?

      • Arnaud dit :

        En théorie oui en pratique nous avons entendu dire qu’il y avait quelques problèmes techniques en ce moment. A vérifier donc sur la plateforme.

  3. cozin dit :

    Data Dock entre quai des OF et quai des brumes

    On va avoir droit à la même comédie qu’avec le site moncompte formation et les pauvres salariés qui se sont inscrits sur le site (sans parvenir à se former).
    Dans quelques mois le ministère du travail publiera ses bulletins de victoire en proclamant que des milliers d’organismes de formation se sont enregistrés sur le « data dock ».
    Pour ce nom d’ailleurs ? pour faire plus moderne ? J
    e propose pour ma part « quai des OF « 

  4. Julie dit :

    Bonjour,

    y aura-t-il des modèles / exemples sur lesquels s’appuyer ?

    • Arnaud dit :

      C’est à dire ?

      • Céline dit :

        Bonjour, je trouve que Julie pose une bonne question. Où peut-on trouver des exemples, modèles des pièces justificatives appelées par DATADOCK ?
        En effet, beaucoup de documents à créer pour un organisme qui en est au début de sa démarche qualité.
        D’autre part existe-t-il un accompagnement à la démarche qualité des organismes de formation ayant le statut associatif ?
        Merci

  5. Bonjour
    Quand y aura t il des questionnaires à remplir?
    avec une aide?
    Merci pour votre réponse
    A.FERRY

  6. Virginie dit :

    Bonjour et merci pour vos précieux conseils!
    Etant centre de formations diverses faisant appel à des intervenants extérieurs, lorsque je remplis l’indicateur1 , quel programme détaillé dois-je fournir comme preuve, étant donné que je propose des dizaines de programmes différents (commercial, bureautique, langue…). un seul programme au hasard ? J’avoue que c’est assez complexe…
    Merci de votre réponse
    Virginie

  7. lucas dit :

    Bonjour,
    Notre organisme effectue uniquement des formations individuelles sur site.
    Suis-je soumis aux critères d’accueil, livret d’accueil… ?
    Merci

    • Arnaud dit :

      Je ne pense pas. Veuillez indiquer cela et cocher « nous ne sommes pas concernés »

      • Céline dit :

        Avez-vous la conviction que cette réponse est la bonne ? « Je ne pense pas » est une formule qui n’est pas définitive. Selon moi :)

        • Fabienne dit :

          Nous sommes dans le même cas que vous. Nous avons déclaré être non concernés et nous avons argumenté en joignant une proposition commerciale précisant que le client se charge des modalités d’accueil de la formation etc.
          Le critère a été validé.

  8. fla dit :

    Avez vous les coordonnées de la sté ATOS….
    4. Une aide est-elle mise à disposition ?
    Une hotline sera en effet mise en place, en début d’année 2017, afin de répondre aux éventuelles questions des organismes de formation. Elle sera gérée par ATOS, prestataire qui a développé le site.

  9. veronique dit :

    Bonjour,
    Mon opca me répond qu’une notice explicative pour préciser les attendus quand aux critères devrait paraître ce qui me paraît nécessaire pour les centres qui ne sont pas certifiés, on nous demande des attestations mais y’a t il des modeles et quand doit paraître cette fameuse notice ?
    Merci

  10. ursulet dit :

    Bonjour,
    Si un organisme de formation n’est pas référençable, parce qu’il ne peut pas répondre à tous les critères, aura-t-il quand même la possibilité de voir une partie de ses formations financée ou pas du tout ?
    Merci

  11. Carol dit :

    Bonjour !
    Merci pour vos précieux renseignements,je souhaiterais connaitre le délai moyen de réponses « référencable » ou « non référencable » fourni par Datadock ? Très cordialement

  12. veronique dit :

    Bonjour,

    Je suis en train de remplir le critère 4. Au niveau de l’indicateur 4.3, vous nous demandez au niveau des preuves un « Formulaire Data Dock sur les références, l’appartenance ou l’existence en interne d’un réseau d’experts ». Quel est ce formulaire ?
    J’ai contacté la hot line DATADOCK, ils ne savent pas et me renvoie vers la DIRECCTE. J’ai donc contacté la DIRECCTE, ils ne savent pas non plus….
    Merci

  13. Fany dit :

    Bonjour,
    Y -a t -il un organisme pour nous aider à remplir tous ces critères.
    Cordialement

  14. Isis dit :

    Bonjour,
    Il y a certainement un problème technique sur la dataDock. Je n’arrive pas à valider l’indicateur 2.5 du critère 2. Message indiqué « Une erreur inconnue est survenue. » Du coup je ne peux pas continuer à compléter les autres critères. Merci pour votre réponse. Cordialement

  15. calloch dit :

    Bonjour,

    Il est indiqué que : »Dès lors que l’OF est ‘référençable’, chaque financeur pourra le retenir sur sa propre liste de prestataires référencés au regard de ses éventuelles spécificités « .
    Cela veut dire que bien que référençable on peut ne pas être retenu ? Que se passe-t-il alors ?
    Merci pour votre retour.

  16. calloch dit :

    Un organisme de formation ne réalisant que des formations intra entreprise semble ne pas pouvoir répondre à l’ensemble des critères. Par exemple en espèce il ne peut pas y avoir de livret d’accueil ou de réponse quant à la conformité des locaux… Peut on indiquer que les questions ne nous concernent pas sans être sanctionné ?

  17. Raph dit :

    Bonjour,
    En tant que formateur indépendant, j’ai bien compris que je ne pourrai pas valider tous les critères. Cependant, savez vous si il y a des preuves obligatoires?
    De plus, pour chaque critère, c’est bien un exemple que l’on doit donner? Par exemple, pour le point 2.4 concernant l’assiduité des stagiaires, faut il mettre une copie d’une feuille d’émargement vierge ou une qui a été émargé?

    Merci de votre retour.

    Cordialment

  18. Benezra dit :

    Bonjour,
    Mon activité actuelle est essentiellement réalisée en sous traitance. quel est l’intérêt dans ces conditions de remplir le dossier ?… Et si je ne le remplis pas quelles sont les conséquences pour mon activité ?
    En outre, je développe une activité orientée vers le grand public (en principe non financé par des OPCA) , dois je dans ce cas me référencer ?
    Je vous remercie de votre réponse.
    Jean-Claude Benezra

  19. EMAILLE dit :

    Bonjour,
    Je ne vois pas bien à quoi les deux documents suivants font référence : est-ce que quelqu’un aurait un modèle à proposer ou une idée précise du contenu ?
    1) attestation d’adaptation des modalités pédagogiques
    2) attestation de référence client sur la base d’un modèle.

    Merci par avance pour votre aide.
    EM

    • Naïma dit :

      Bonjour,

      Est-ce que vous avez pu trouver une réponse à vos questions ?

      Merci par avance pour votre aide.

    • Magali dit :

      Bonjour,
      J’ai posé la question à Datadock pour l’attestation de référence client sur la base d’un modèle. Voici leur réponse: « Il suffit de nous transmettre une liste de vos clients ».
      Je continue à chercher pour l’adaptation des modalités pédagogiques qui me pose également des problèmes…
      Bon courage,
      Magali

        • Fabienne dit :

          Bonjour,
          Nous avons fourni, de notre côté, une attestation de référence de 3 de nos clients. Quelque chose de simple du genre : Je soussigné M. Le Client atteste que l’organisme de formation XXX a réalisé la prestation de formation suivante :
          Intitulé / lieu / date
          Cette formation s’est déroulée conformément à nos demandes et n’appelle aucune remarque.
          Signature client.
          Ce critère a été validé par le data dock.

          • Magali dit :

            Bonjour,
            Fabienne. Je vous remercie pour ces infos.
            J’espère pouvoir finaliser le questionnaire et le faire valider courant mai!
            Pas facile quand on est une toute petite structure…
            Bon courage,
            Magali

  20. La formation tout au long de la vie dit :

    Bonjour,

    Organisme de formation, je travaille en sous-traitance et/ou direct avec les clients.
    Inscrit sur data-dock depuis janvier je n’ai aucun retour si ce n’est ce message.
    « Merci d’avoir rempli votre déclaration. Votre demande pourra ainsi être étudiée par un financeur. Dès que l’examen sera terminé, vous serez averti de son résultat par email. »L’équipe Data dock

    Un appel à la hotline une solution!
    Elle semble bien dépassée par les événements. les interlocuteurs n’ont pas la capacité à répondre clairement car ils ne connaissent pas les mesures de la procédure. Le dossier tombe dans un immense serveur de données et après ?
    Qui suit le dossier ? quelles sont les modalités? les délais après la déclaration.

    Alors que nous parlons de procédure de qualité pour les organismes de formation, qu’en est-il de data-dock , est- t’il opérationnel ?

    Si les organismes de formations ne reçoivent pas d’infos en revanche les entreprises ont ces informations : Pas de référencement de l’organisme de formation, pas de financement pour les entreprises. A votre avis , que font les RH
    Exactement ! ils choisissent un organisme référencé.

    Cette mesure est pénalisante et exclue de fait les  » organismes de formation » qui ne mobilise pas de financement-Etat-Région-Europe…
    Vous n’êtes pas dans les dossiers à traiter prioritairement

    Conclusion:
    Pas de contrats possibles pour les organismes (même si vous étiez un bon prestataire.)
    Que faire ? Mettre la clef sous la porte alors que le chômage progresse et les demandes de formation augmentent. (CPF,CPA Cléa….)

    Quels éclairages et messages peut- t’-on m’apporter sur ce chantier ambitieux et quelles sont les perspectives pour les « petits » organismes.
    Faut-t’-il attendre 2018 ?

    Bien cordialement
    « La formation tout au long de la vie » !

  21. Camille dit :

    Bonjour,
    Je suis animatrice qualité dans un OF. Il est demandé comme élément de preuve dans le data dock un grand nombre d’attestations… Quelle doit être la forme de ces attestations ? Est-ce simplement un document qui « atteste » par exemple de l’adaptation des modalités pédagogiques, ou est-ce un document avec une forme précise, signée par le directeur de l’OF ?

    Merci d’avance pour votre aide.
    Cordialement.

  22. Christine dit :

    Bonjour,
    Je suis à la recherche d’un « support qualité » pour m’aider à remplir le Data Dock. Connaissez vous un organisme qui réaliserait cette « mission ».
    Merci d’avance

  23. UDSPY dit :

    Bonjour,

    Nous sommes une Association (Union départementale des Sapeurs Pompiers des Yvelines), nous dépendons de notre Fédération (Fédération Nationale des Sapeurs Pompiers de France), nous sommes un organisme de formation agréée et nous travaillons avec des OPCA.

    Merci.

    Cordialement.

    Sophie

  24. Manuela dit :

    Bonjour, dans le critère 4.3, il est demandé une attestation de références clients. Qu’entend-on par cela ? Une liste de nos clients ?
    Merci de votre aide.
    Cordialement,
    Manuela

  25. Corine dit :

    faut-il faire une déclaration par formation dispensée ou une déclaration générale en donnant des exemples?

  26. Virginie dit :

    Bonjour,
    Qu’entend-on par « Descriptif des modalités de partage des évaluations avec les parties prenantes.Publication des résultats des évaluations »? Critère 6.3?
    Merci beaucoup de votre réponse je bloque complètement
    Cordialement
    Virginie

  27. Sidonie dit :

    Bonjour,
    Pouvez-vous me donner les coordonnées de prestataires pouvant nous accompagner dans la procédure.
    Avec mes remerciements anticipés

  28. MARINA dit :

    Bonjour,

    Pour tous les documents de preuve demandés faut-il joindre les documents vierges ou remplis ? Quels sont les organismes de formation pouvant nous accompagner dans cette démarche. Merci pour votre aide et conseils. Marina

  29. Cathy dit :

    Bonjour,

    Notre organisme de formation accueille des stagiaires dans un appartement dans un immeuble résidentiel. Pourriez-vous m’indiquer quel élément de preuve apporter pour le critère 2.2? Bureau Veritas n’a pas su m’aider.

    Merci de votre aide,
    Cordialement,
    Cathy

  30. SICARD MENIN dit :

    je ne comprends ce que signifie la capacité de l’OF à fournir des attestations de référence ? je n’arrive plus à joindre la hotline
    merci de votre aide

  31. dt conseil formation dit :

    nous sommes le 15/06/2017 et je viens de recevoir ce jour un refus de datadok car la plupart des d indicateurs sont obsolète,je suis auto entrepreneur 8559A depuis le 08/12/2016 et déjà une activité libéral de 1997 a 2005, 804 c,environs 2000 journées d animation depuis en libéral et vacataire de 1988 a ce jour,questions tant que mon dossier n est pas conforme car date d acquis de plus de 3 mois ,je peux continuer a être financer par les opca même arés le 30 juin car j ai déposé mon dossier fin mai et j ai eu la réponse de refus ce jour!!

  32. dt conseil formation dit :

    2 eme question:les organismes qui peuvent nous aidez a remplir Datadok demande entre 800 et 1500 euros pour les 21 indicateurs,je trouve cela du vol!!!chers amis y a t il un organisme gratuit??merci

  33. GHOULAM dit :

    Bonjour,
    j’essaie de m’inscrire sur le site data-dock, mais depuis plusieurs jours, aucune réponse du serveur.La Hotline est aux abonnés absents.
    Que faire?
    merci pour votre aide.

    Autre question .
    Je suis editeur de logiciel et forme mes clients sur nos logiciels. Faut il s’inquiéter à l’instar des formateurs indépendants .

  34. Arlene Thiel dit :

    Qu’est-ce qu’il faut mettre pour indicateur 6-2? On est perdu. Est-ce qu’on peut donner une questionnaire à l’OPCA demandant son avis sur notre travail, ou est-ce qu’il s’agit de quelque chose tout à fait différent?

  35. MEUDEC dit :

    Bonjour, Nous sommes en septembre 2017, la date limite d’inscription est passé. Je suis en cours de création de mon organisme de formation. Comment s’incrire dans le datadock quand on est en pleine période de création de l’activité (dossier en cours à la DIRRECTE)? Comment répondre aux critères alors qu’on n’a pas encore fait sa première formation et que la première formation ne pourra être faite que si l’OPCA accepte la prise en charge de la formation (le stagiaire n’accepte la formation qu’à cette condition)…. Merci par avance

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

demande-devis

CLOSE