Comment demander une formation financée par son CPF ?

L’instruction et le financement des demandes présentées par les agents incombent à l’administration qui les emploie.

Une demande présentée par un agent en position de détachement relève de l’organisme auprès duquel il est affecté. Lorsque l’agent est mis à disposition ou affecté auprès d’une autre administration ou d’un autre établissement que le sien (position normale d’activité), l’alimentation, l’instruction et le financement de ces droits sont assurées par l’administration d’origine, sauf disposition contraire prévue par la convention de mise à disposition ou de gestion.

L’employeur d’accueil peut dans cette configuration décider de prendre en charge ces demandes, en accord avec l’administration d’origine.

Un agent placé en disponibilité

Un agent placé en disponibilité peut exercer une activité professionnelle. Il relève alors du régime applicable dans le cadre de cette activité. S’il n’exerce aucune activité, l’agent ne peut solliciter la prise en charge d’une action de formation au titre de ses droits CPF auprès de son employeur d’origine, sauf à ce qu’il soit réintégré.

le congés parental

L’agent placé en congé parental il peut accéder aux formations relevant de la formation continue ou de la validation des acquis de l’expérience ainsi qu’aux bilans de compétence (cf. article 4 du décret n°2007-1470 du 15 octobre 2007).Il doit en être de même dans le cadre d’une mobilisation des droits acquis au titre du CPF. L’agent concerné ne perçoit alors aucune rémunération, mais il est couvert dans le cas d’un éventuel accident de trajet. Pour les préparations aux concours et examens professionnels, l’accès à la formation est de droit dès lors que l’agent n’en a pas bénéficié pendant trois ans, sous réserve des disponibilités financières.

Un agent en congé de maladie ne peut être autorisé à suivre une formation. Peu importe dans ce cas de figure que cette formation relève ou non du CPF. Il en est de même pour les agents placés en congé de longue maladie ou de longue durée.

Tribunal administratif de Nice, n° 0703312, M. L. du 5 février 2010.

Lorsqu’un agent relève de plusieurs employeurs publics, la demande doit être présentée auprès de l’employeur principal, à savoir l’employeur auprès duquel il effectue le plus d’heures. Un cofinancement entre plusieurs employeurs peut également être envisagé.

La procédure

La mobilisation du compte personnel de formation fait l’objet d’un accord entre le fonctionnaire et son administration.

Lorsqu’il instruit une demande, l’employeur public prend en considération la nature de la formation envisagée, son financement, ainsi que son calendrier.
Il se prononce notamment au regard des priorités suivantes, dont l’ordre n’implique pas entre elles une hiérarchie :

  • Suivre une action de formation, un accompagnement ou bénéficier d’un bilan de compétences, permettant de prévenir une situation d’inaptitude à l’exercice des
    fonctions (cf. article 5 du décret n°2017-928 du 6 mai 2017) ;
  • Suivre une action de formation ou un accompagnement à la validation des acquis de l’expérience par un diplôme, un titre ou une certification inscrite au répertoire national des certifications professionnelles ;
  • Suivre une action de formation de préparation aux concours et examens.

Chaque employeur de la fonction publique de l’Etat a la possibilité, dans le cadre de la stratégie RH qu’il définit, de compléter ces priorités, en y intégrant différentes orientations ayant trait aux agents les moins qualifiés, à l’accès au socle de connaissances et de compétences, ainsi qu’à la certification CléA (voir ci-dessous), création et/ou reprise d’entreprise, etc.

Le CPF étant construit pour soutenir les projets d’évolution professionnelle, les actions sollicitées au regard d’un projet relevant d’une activité principale apparaissent d’évidence comme prioritaires par rapport aux actions présentées en vue d’une activité accessoire.

Les droits à la retraite

Lorsque l’agent a fait valoir ses droits à la retraite, il ne peut solliciter l’utilisation des droits inscrits sur son compte personnel de formation auprès de son dernier employeur public.
Les employeurs publics sont invités à réfléchir aux modalités d’organisation qui leur permettront de traiter de la manière la plus adaptée les demandes formulées par leurs agents. Deux procédés de gestion d’examen des demandes d’utilisation du CPF peuvent être
retenus :

  • Un traitement des demandes au fil de l’eau : les demandes d’utilisation du CPF déposées par les agents publics sont traitées au fur et à mesure de leur dépôt ;
  • Un traitement des demandes par campagne qui interviennent à intervalles réguliers au cours d’une année. Dans cette hypothèse, l’employeur informe l’agent des dates d’examen des demandes d’utilisation du CPF. Il lui revient dès
    lors d’élaborer un calendrier des périodes d’examen des demandes d’utilisation des CPF (ce calendrier peut prendre en compte la campagne d’entretiens de formation et les dates d’inscription aux organismes de formation).

Le choix d’organiser l’instruction des demandes d’utilisation du CPF par campagne peut permettre d’arbitrer plus facilement, notamment au regard des priorités définies par le décret n°2017-928 et celles que les employeurs sont susceptibles de définir.
Il peut être décidé d’organiser un traitement au fil de l’eau pour les demandes visant une action de formation inscrite au catalogue de formations de l’employeur, et un traitement par campagne (deux ou trois fois par an) pour les demandes visant une action de formation autre (notamment action diplômante ou certifiante).

A ce titre, vous pouvez mettre en place un comité d’examen des demandes d’utilisation du CPF.
L’ensemble des principes et priorités définis dans le cadre du déploiement du CPF doivent être concertés avec les partenaires sociaux, formalisés et rendus publics. Ces orientations stratégiques devront également préciser les lignes directrices concernant la prise en charge des frais annexes.

L’employeur vérifie que la formation souhaitée est en adéquation avec le projet d’évolution professionnelle de l’agent ou que l’agent dispose bien des prérequis exigés pour suivre la formation. Si ce n’est pas le cas, il peut être proposé à l’agent de rencontrer un conseiller en évolution professionnelle, afin de l’aider à préciser sa demande et de lui proposer, éventuellement, des mesures complémentaires ou alternatives d’accompagnement.

Maturité du projet de formation

Chaque situation doit être appréciée de manière fine en prenant en considération la maturité du projet (antériorité, pertinence, etc.), la situation de l’agent (catégorie, niveau de diplôme, situation géographique, etc.).

Lorsque l’agent souhaite suivre une formation qui intervient sur le temps de service, il sollicite son supérieur hiérarchique afin de vérifier la compatibilité du calendrier sollicité avec les nécessités d’organisation du service. A défaut, une discussion doit s’engager entre l’agent et son supérieur hiérarchique afin d’échanger sur la possibilité d’un report de la formation ou d’un aménagement du cycle de travail.

Lorsqu’un agent a plusieurs employeurs (contractuel occupant un emploi à temps incomplet), il doit présenter sa demande auprès de ses différents employeurs, qui doivent chacun donner leur accord sur le calendrier de la formation souhaitée par l’agent. La prise en charge financière de la formation incombe à l’employeur principal de l’agent. Un cofinancement peut être mis en place entre les employeurs publics de l’agent.

Cas particulier des formations qui relèvent du « Socle de connaissances et de compétences professionnelles » défini par le décret n°2015-172 du 13 février 2015

L’objectif du socle de connaissances et de compétences professionnelles est de permettre à tout individu d’acquérir et de faire valider les connaissances et compétences nécessaires à l’exercice d’une activité professionnelle. Le socle de connaissances et de compétences professionnelles comprend :

  1. La communication en français ;
  2. L’utilisation des règles de base de calcul et du raisonnement mathématique ;
  3. L’utilisation des techniques usuelles de l’information et de la communicationnumérique ;
  4. L’aptitude à travailler dans le cadre de règles définies d’un travail en équipe
  5. L’aptitude à travailler en autonomie et à réaliser un objectif individuel ;
  6. La capacité d’apprendre à apprendre tout au long de la vie ;
  7.  La maîtrise des gestes et postures et le respect des règles d’hygiène, de sécurité et environnementales élémentaires.

Les formations qui relèvent de ce socle

Les formations sollicitées par les agents et qui relèvent de ce socle doivent être traitées selon les conditions définies au second alinéa du II de l’article 22 quater de la loi du 13 juillet 1983. Le bénéfice de ce type de formation est de droit pour les agents qui en font la demande, le suivi de cette formation pouvant néanmoins, pour nécessité de service, être reporté à l’année suivante.

Le certificat « Cléa » créé par le COPANEF, commun à tous les secteurs, est l’expression opérationnelle de ce socle. Il a pour objet la reconnaissance des connaissances et des compétences professionnelles des personnes dépourvues de diplôme. Il est un outil qu’il
convient de privilégier pour atteindre cet objectif. Vous trouverez toute information utile, notamment la liste des organismes qui dispensent cette formation, sur le site www.certificat-clea.fr.

Les plans de formation peuvent également intégrer de nombreuses formations qui relèvent du socle de connaissances et de compétences professionnelles sans pour autant être validées par le « Cléa ». Les employeurs de la fonction publique de l’Etat sont néanmoins invités à identifier ces formations de façon à rendre l’offre lisible pour les agents qui en sont la cible, à savoir les agents les moins qualifiés.

En savoir plus sur Cléa :

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